公司会务组织管理办法

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公司会务组织管理办法

公司会务组织管理办法

一条 为规范会议管理工作,提高会议组织实施效果,保障各类会务工作的正常开展,特制定本办法。

二条 本办法所指的会议,包括董事会、党委会、总经理办公会、党政联席会、职工代表大会、机关各职能部门组织的全公司性不定期工作会议、外出开会和接待外部检查、调研、评审等会议。

三条 各类会议由综合管理部统筹管理、策划,其它各部门组织的会务由部门自行承办,综合管理部协助并登记备案。

四条 会务管理的原则

、精简。要尽量压缩会议数量,缩短会议时间,减少参会人员。能合并召开的会议尽可能合并召开。

、高效。组织召开会议要考虑其必要性,会议内容要主题鲜明,参会人员要准备充分。

、务实。召开会议要注重实效,集中精力研究和解决实际问题并做好会后监督落实。

、节约。会议要厉行节约,凡涉及经费开支的会议要严格按照有关规定执行,严禁铺张浪费。

五条 会议准备

、公司组织的各类会议,凡涉及到相关部门的,部门应给予积极配合,保证会议所需人、财、物的合理高效配置。

、凡涉及上级主管部门、业务主管部门、地方行政部门等外部检查、评审等会议,各承办部门必须事先通知综合管理部,由综合管理部做好相关的接待和筹备工作。

、会议组织部门要做好会前准备工作,将会议主持人、会议议题、议程、时间、地点和会务相关资料报综合管理部,由综合部统筹安排或协助组织部门进行会务准备。

、凡需要媒体部门参与报道的会议,召集部门要提前请示分管领导,按分管领导批示通知综合部办理。

、对参加人员大致相同、内容接近、时间相近的几个会议,综合部在请示领导后可视情况合并召开。

六条 会务管理

、由公司各职能部门组织的全公司性各类会议,均须经分管领导批准后,提前个工作日填写《会议室预约单》报综合部,同时注明是否需要茶水、音响、投影等方面的服务。

、会议内容由组织部门派专人记录和整理,会议记录及书面下发的会议纪要中要将参会人员名单、请假人员名单、无故缺席人员名单等列清。会议纪要应于会议召开后天内由主管领导审批签发。

、各类会议的资料、记录、纪要、简报、照片、录像、领导讲话等由会议记录人及时整理,按时归档。

、承办部门要重点抓好会议的落实工作,按照督办制度跟踪检查落实情况,反映工作落实中存在的问题。

、参加外部会议,参会人员会后应将会议资料交予综合管理部,综合管理部签署意见后方可办理财务报账手续。综合管理部根据会议内容将资料转发到相关部门,或报请相关领导召开专题会议。

、召开大型会议时,由综合管理部提前通知保安人员引导车辆停放,并负责会场外围秩序维护。会议组织部门应公布会场纪律,并设专人维持会场秩序,使会议达到预期效果。

、会议结束后,会议组织者要安排参会人员有序离开会场。在多功能会议室组织的会议散会后,有外部领导参会的请*台领导先行离开会场,其他参会人员从最后一排按从左到右的顺序依次退场。

七条 会议纪律

、与会人员必须按会前通知时间按时到会,无特殊情况不得迟到、早退或缺席,因故不能参加会议的应提前向会议组织者请假。会议进行中,与会人员如需处理紧急事项,应向会议主持人请假。,

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