如何实现员工的规范化管理
缘起
一个朋友经营一家地区性小型物流公司，员工60多人。尽管他的企业平均每年给员工的工资涨幅都在10%以上，但是他感到员工满意度，尤其是“80后、90后”员工的满意度很难提升。他请教我，对解决此问题有何建议?我想，中国经济在经历了多年高速发展之后，普通员工在随着工资水平的提高彻底解决了“温饱”之后，对企业价值、工作价值、法律意识、民主意识的要求自然会提升。如何把有限的成本开支应用到这些新的要求上?我建议企业逐步实现“规范化、专业化”管理。
见解
依据我们的调研数据，如果综合各类因素，比如为员工如实缴纳“五险一金”、人民币升值、房价和日用生活必须品的价格上涨、员工教育和培训费用的上涨等等，和5年前相比，企业主为员工实际支付的成本至少攀升了50%~60%;同时，从全国来看员工工资的平均水平为应对通货膨胀，也大概增加了20%左右。因此，粗略地估计，中国“人口红利”表现在企业员工成本上最多翻了一倍。这对许多处在低利润率产业，比如物流业、制造业和简单加工业中的企业造成了巨大的压力。
80后和90后员工没有经历过他们父母那一代人低收入、大锅饭平均主义的管理制度，他们一开始进入的企业就是处在一个开放的全球经济和全球多元文化的环境中，同行业的企业之间有中外企业的比较，工资水平基本解决了基本的生存需要，有的人的工资待遇甚至还有盈余可以追求更多的精神的和非物质的需求。无论他们工作的企业大小，新生代员工对企业的规范化管理、职业生涯设计、法律面前人人平等等观念形成了自然的期望，已经不再是仅仅对跨国公司的期望。 同样地，对于那些能力突出、优秀能干的员工，他们对所在企业的工作环境、人文环境、成长环境都开始有越来越多的要求。企业如果想保持自身在人才方面的竞争力，就必须面对这些新的要求，而为满足这些要求，有眼光的企业已经认识到提升人力资源规范化管理、专业化管理成为必要的手段。
1、员工合同和档案管理系统
对于中小企业来说，员工的规范化管理首先从员工档案和劳动合同管理做起。这包括三个时间段的文件管理：员工的入职阶段、正式使用阶段、和离职阶段。 也既涵盖了员工与企业发生关系的整个生命周期。听起来这是个很复杂的工作，其实这项工作并没有你想象的那样复杂，因为这套规范化的工作对每家企业几乎都是一样的，已经积累下了许多可以参考的流程和方法。比如入职阶段，国外企业称作 on-boarding process， 规范的管理要求企业的人事部门或行政部门必须按时完成以下文件的入档(或录入公司的数据库)：员工参加面试的记录、入职前的心理学和技能测试、录用通知书副本、雇用合同、员工的个人信息(入职岗位、时间、直系亲属、家庭地址和联系方式、毕业和学位证明、被罚、被刑拘或其它犯罪记录等等)、入职时公司给予的电脑、电邮帐号等企业资产登记、入职培训内容记录等。值得一提的是，这些看似繁琐的不重要的信息，日后在发生劳资纠纷、解聘等事件时，会变得十分重要。比如，企业通常要求员工入职时填写个人信息，该信息的准确性如果受到质疑甚至被证明是虚假信息，企业具有立即解除雇用关系的权力，严重的，企业可以追究相应的法律责任。在此阶段，多数企业对新员工有“试用期”，按所签劳动合同不同试用期一般也不同。按照现行劳动法，试用期是劳资双方最灵活最方便的阶段，任何一方都可以在试用期内解除劳动关系;因此，许多企业都很重视在此期间对员工的观察或考核，尽量把可能出现的问题在试用期内解决。
从员工正式转正开始，是规范化管理的第二个时间段，即“员工使用”阶段。该阶段比较重要的文件管理包含了每年阶段性的绩效评估、360度评估结果、参加公司组织的培训表现记录、参加公司外教育和技能提升学习项目记录、客户反馈意见、加班或缺勤记录、费用开支记录、项目奖金、年度奖金、年度工资调整记录等等。这个阶段的规范化管理是个持续的过程，通常会涉及到多个部门的合作才能完成，比如差旅报销数据、手机费用、上网费用等没有财务部门的配合是无法获得数据的。第三个阶段则是员工离职的前后(off-boarding process)，这包括离职的审核、离职前的财务结算和公司财产移交确认、离职面谈记录。
2、建立基于IT系统的考勤和请假审批流程
员工的规范化管理还体现在依靠系统来统一大家对制度的执行。许多中小企业的管理者因为忙于业务，时常连员工的考勤记录、请假记录都难以做到全面和系统地追踪。你可能遇到过这样的情景，明明规定申请事假需要提前一周，但会有员工临时提出申请;制度明确规定三天以上的请假需要副总一级批准，但时常部门经理一忙忘了这个要求就批复了。对事假、病假、年假、节日假的批复，最规范的管理方式是依靠IT系统的自动审批流程，因为系统无法做任何违规操作，除非人为地去修改系统的程序设定。换言之，这时系统起到了人力所无法做到的对制度的严格维系的作用。比如一个请假流程，申请人必须在请假单上填写请假天数，并从设定好的8种请假类别中选择一种，以便于人事部门进行月度、季度或年度统计汇总。必须在请假时间的下面填写请假事由，以方便审批人进行查看和审批。申请人不能自己去胡乱填写，更不能随便的写在一张纸上就去找领导审批。流程是事务的处理过程，它定义了企业要以什么样的规范去处理这件事情，避免造成顺序上的错误，以及没人管、多人管、推诿、拖延等各种问题的发生。表单是事务的记录载体，它定义了企业要以什么样的规范去描述这件事情，全体人员使用统一的标准，使事情更容易被记录、理解和分析。
考勤记录也是如此，系统可以发挥有效的监督作用。当然，我这里不是倡导对员工的无人性管理，相反，只有可观准确的数据记录和系统记录，才能保障有效地运用人性化的管理手段，才能有的放矢地去鼓励和关爱那些应当得到这些正面激励的员工。
3、文件化、文件化!
员工规范化管理的第三个方面是，要学会用“文件化”(documentation)来建立企业的员工风险防范制度。随着80后、90后员工成为企业的主流大军，随着国家对劳动法和其它雇用关系方面的规章制度的不断深化，中小企业会面临越来越多的法律风险。说来有点讽刺意味，越是在今天电子数字化的时代反而对传统的白纸黑字的文件化有了更多的要求，尽管这些文件可以是以电子版形态存在。 会议谈话纪要、员工绩效评估谈话、工作相关的事故处理报告、职工代表大会的投票决议等等，因企业大小不同行业不同，有不少日常管理的内容需要“书面化、文字化”，形成文件格式，存入员工档案、录入企业数据库，这些在将来都可能成为十分重要的法律文件。
